To be great, first choose to be bad

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Versión en español

I am a horrible handy man. I barely know how to switch a light bulb. I am ashamed to admit that my wife takes care of most things around the house that a husband typically does. I am also helpless when it comes to fixing a car. Out of sheer necessity, I learned how to change a tire when I was in college, but I would gladly pay money to someone to change one for me. Whenever there is a need to do something artistic, I make it very clear that I prefer not to participate due to my artistically challenged ways. I am a horrible swimmer, which does not come in handy when you live in a beach country like Brazil. At many times in my life I considered taking courses on all of those skills, but never got around to it. And you know what? I am glad I did not.

By choosing to be bad and ignore many things that cross my path, I am able to focus on a few things that are meaningful to me. I accomplish that with what most well intentioned parents, friends, books, courses, or mentors will tell you to do: prioritize. They tell you what to do, but they do not tell you why you should so or how to do so. It took me a couple of decades of to learn this, but I will tell you all about it on this post. I do not want you to think of prioritizing in the typical sense. Instead, think of it as Stephen Covey used to describe it: “They key is not to prioritize what’s on your schedule, but to schedule your priorities”.

Why?

Many things in life are about tradeoffs. You have to be bad at many things in order to be great at a few specific things. Any business strategy book will tell you that you must choose what to specialize in. If you overextend your company doing many things at the same time, you will be “stuck in the middle” and will not be great at any one of them. The old saying “Jack of all trades but master of none” encapsulates this. This also applies to a person’s abilities. If I would have taken art or handy man courses, instead of courses on leadership, emotional intelligence, psychology, spirituality, and storytelling, I could not write this post.

One of the reasons for this limit on our capacity to produce or to achieve our goals is the Law of Diminishing Returns. This law states that the more inputs you add to a process, at some point will reduce outputs. In this context, the more objectives you have, the less likely you are to accomplish them. If you have one goal for the day, you are more likely to achieve it than if you have 10 goals. I used to set about 20 personal annual goals for myself and did not accomplish most of them. Unfortunately, many times those unaccomplished goals were the most important ones. Now I set three very important annual goals, and I accomplish them all.

Another reason why we must be choosy about where to spend our time is that not all activities or goals are created equal. The Pareto Rule or 80/20 rule states that we obtain 80% of our results from only 20% of our efforts. We must identify those 20% of skills or activities that give us those 80% of the results. If we minimize or ignore the other activities that give us marginal results, then we liberate a lot of time. I had enrolled in saxophone classes because my grandpa used to play it. I started a graduate degree in Big Data because it was in vogue. However, I stopped them quickly because I realized I would have had to sacrifice time that I could spend in the goals or activities that are meaningful to me such as volunteering, spending time with my family, or writing this blog.

How?

You must be wondering: If I barely have time to breathe, how do I make time for those important and meaningful goals? Here is where you must “schedule your priorities”. You must divide things along two axis, important and urgent. Please refer to the matrix below. This is the Time Management Matrix, attributed to Dwight Eisenhower. The four quadrants of the matrix are: (I) important and urgent; (II) important and not urgent; (III) not important and urgent; and (IV) not important and not urgent.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Most people spend their days focusing on quadrant I activities, which are important and urgent, such as work crises or family emergencies. If you only focus on this quadrant, your to-do list will never end, and you will live in constant stress. I remember when I started my first professional job, I kept running around like a chicken with my head cut out. I was going at warp speed, but I was not getting anywhere. Everything was an emergency due yesterday.

In order to limit quadrant I activities, you must focus most of your time on quadrant II activities, which are important and not urgent. It is easy to neglect quadrant II activities because they are not in your face. Paradoxically, they are the things that give us meaning, such as relationship-building, training to accomplish important goals, and planning. In my case, those activities include continuing education and networking. That last one in particular has allowed me to accomplish goals I would have never been able to accomplish alone. It is easy to neglect quadrant II activities. Every week I am tempted to cancel catch up lunches with colleagues or friends. However, in this interconnected world, knowing the right person and developing trust with him or her can make the difference when closing a business deal, getting a job, or getting a promotion. If it were not for my trusted network, I would not be half as effective as I am. You will discover that as you focus more on quadrant II proactive activities, your quadrant I urgent/reactive activities start to decrease. Focusing on quadrant II activities is a habit we must form.

What about quadrant III and quadrant IV activities? Limit them as much as possible. In the case of not important and urgent things such as emails, popular activities, and other people’s urgencies, you can delegate or ignore them. In the case of not important and not urgent things such as excessive time on social media or excessive games, ignore them or limit them to a minimum only after you are done with all your quadrant I and II activities. I used to love spending countless hours on social media, and at some point that interfered with my priorities. I actually went on a zero Facebook and Instagram diet from July through December of 2017. Now I use them on healthy doses only after I am done with my meaningful activities.

There is one final piece of the puzzle. How do you define which are your most important goals or activities? It starts with your personal mission, values, and vision. I will talk at length about them in future posts

Should you not explore anything else though?

After saying all that, should you not explore anything other than those important and not urgent activities (quadrant II)? Paradoxically, the answer is a resounding “yes”. Yes, you should absolutely explore other activities or goals. You should not dedicate a significant portion of your time to them, but you should always explore other options. If I had stuck with finance my whole life without exploring other possibilities, I would not have the pleasure of writing this post for you. We will explore how to exploit “emergent” strategies in future posts.

Summing it up

As things around us speed up exponentially, you must choose to be bad at many things. That will liberate time to focus on those few things that are critical, important, and meaningful to you. Only then you will be able to achieve greatness!

 

Versão em Português

Para alcançar a grandeza, você deve primeiro ser ruim

Eu sou terrível consertando coisas em casa. Eu mal posso trocar uma lâmpada. Tenho vergonha de admitir que minha esposa é a única que faz a maioria das coisas em casa que um marido costuma fazer. Também sou inútil quando se trata de mecânica automotiva. Por pura necessidade, aprendi a trocar o pneu quando estava na faculdade, mas com muito prazer pagaria alguém para fazer isso por mim. Sempre que é necessário desenhar ou fazer algo artístico, deixo muito claro que prefiro não participar devido às minhas habilidades artísticas inexistentes. Eu sou um péssimo nadador, o que não é muito bom quando você mora em um país repleto de lindas praias como o Brasil. Muitas vezes na minha vida eu considerei me aprofundar em todas essas áreas, mas nunca consegui fazê-lo. E quer saber? Estou feliz por isso.

Ao escolher ser ruim e ignorar muitas coisas que atravessaram o meu caminho, pude me concentrar nas coisas que são mais significativas para mim. Eu consegui com o que a maioria dos pais, amigos, livros, cursos ou mentores bem-intencionados recomendam: priorizar. Eles lhe dizem o que fazer, mas eles não lhe dizem por quê você deveria fazer isso ou como deveria fazê-lo. Levei um par de décadas para aprender, mas vou contar tudo o que você precisa saber sobre este tópico neste post. Eu não quero que você pense em priorizar no sentido típico. Pense nisso como Stephen Covey descreveu: “A chave não é priorizar o que está em sua agenda, mas agendar suas prioridades”.

Por quê?

Muitas coisas na vida se resume a escolhas. Você tem que escolher ser ruim em muitas coisas para ser muito bom em algumas coisas especificas. Qualquer livro de estratégia de negócios lhe dirá que você deve escolher em quê se especializar.  Se não escolher claramente em quê se especializar, você ficará “estancado no meio” e não alcançará a grandeza. O velho ditado “quem muito abarca, pouco aperta” o resume muito bem. Isso também se aplica às habilidades de uma pessoa. Se eu tivesse feito cursos de arte ou mecânica, em vez de cursos de liderança, inteligência emocional, psicologia ou espiritualidade, não conseguiria escrever esse post.

Uma das razões para este limite em nossa capacidade de produzir ou alcançar nossos objetivos é a Lei de Retornos Decrescentes. Esta lei estabelece que quanto mais você somar a um processo, em algum momento os resultados serão reduzidos. Neste contexto, quanto mais objetivos você tiver, menos chances você terá de alcançá-los. Um objetivo por dia terá mais chances de ser alcançado que 10. Eu costumava determinar 20 ou mais metas por ano e não conquistava a maioria. Infelizmente, muitas vezes esses objetivos não realizados foram os mais importantes. Agora eu estabeleço três metas anuais muito importantes, e concluo todas elas.

Outra razão pela qual devemos ser exigentes sobre como usar nosso tempo é que nem todas as atividades ou objetivos são criados iguais. A regra de Pareto ou a regra 80/20  afirmam que recebemos 80% de nossos resultados com 20% de nossos esforços. Devemos identificar 20% das habilidades ou atividades que nos dão 80% de satisfação na vida. Se minimizamos ou ignoramos as outras atividades que nos dão resultados marginais, liberaremos muito tempo. Eu me inscrevi em aulas de saxofone porque meu avô costumava tocar. Eu comecei uma pós-graduação em Big Data porque estava na moda. Parei essas atividades porque ia sacrificar o tempo que eu poderia usar em coisas e objetivos que são significativos para mim como ser voluntario, passar tempo com minha família, ou escrever neste blog.

Como?

Você deve estar se perguntando: se eu quase não tenho tempo para respirar, como faço o tempo para esses objetivos importantes e significativos? É aqui que você deve “agendar suas prioridades”. Você deve classificar as coisas em dois eixos, importantes e urgentes. Consulte a matriz abaixo. Esta é a matriz de gerenciamento de tempo, atribuída a Dwight Eisenhower. Os quatro quadrantes da matriz são: (I) importantes e urgentes; (II) importante e não urgente; (III) não importante e urgente; e (IV) não importante e não urgente.

 

 

 

 

 

 

 

 

A maioria das pessoas passa seus dias concentrando-se nas atividades no quadrante I, que são importantes e urgentes, como crises de trabalho ou emergências familiares. Se você apenas se concentrar neste quadrante, sua lista de tarefas nunca terminará, e você viverá com estresse constante. Eu já estive lá antes. Quando eu comecei meu primeiro trabalho profissional, vivi correndo como um frango com a cabeça cortada. Eu estava indo à velocidade da luz, mas não estava chegando a lugar nenhum. Tudo era uma emergência que precisava ser entregue ontem.

Para limitar as atividades do quadrante I, devemos concentrar a maior parte do tempo nas atividades do quadrante II, que são importantes e não urgentes. É fácil negligenciar as atividades do quadrante II porque elas não demandam a sua atenção. Paradoxalmente, são as coisas que nos dão significado, como relações interpessoais, treinamento para alcançar objetivos importantes, planejamento e prevenção. No meu caso, algumas das minhas atividades favoritas no quadrante II são a preparação, educação contínua e redes de relacionamento. Essa última atividade em particular (rede), me permitiu atingir metas que nunca poderia ter alcançado sozinho. É fácil ser dominado pelas atividades no quadrante I (urgente e importante) e negligenciar as atividades do quadrante II. Todas as semanas, estou tentado a cancelar almoços para encontrar colegas ou amigos. No entanto, neste mundo interligado, conhecer a pessoa certa e desenvolver a confiança com ele ou ela pode ser a diferença entre fechar um grande negócio ou não, fazer o trabalho dos seus sonhos ou não, ser promovido ou não. Se não fosse pela minha rede de relacionamentos, não seria tão eficaz como sou no meu trabalho. Você deve agendar e fazer tempo para suas atividades quadrante II, suas prioridades. Você descobrirá que ao concentrar-se mais nas atividades proativas do quadrante II, as atividades urgentes / reativas no quadrante começamos a diminuir. Concentrar-se nas atividades do quadrante II é um hábito que devemos formar.

E as atividades do quadrante III e do quadrante IV? Limite-os o máximo possível. No caso de coisas sem importância e urgentes, como e-mail, atividades populares e urgências de outras pessoas, você pode delegar ou ignorá-las. No caso de coisas não importantes e não urgentes, como tempo excessivo nas redes sociais ou jogos excessivos, ignorando-os ou limitando-os ao mínimo somente depois de ter terminado todas as suas atividades nos quadrantes I e II. Adorava passar inúmeras horas nas redes sociais, até que eu percebi que elas estavam interferindo com minhas prioridades. Adotei uma dieta zero do Facebook e Instagram de julho a dezembro de 2017. Agora eu as uso em doses saudáveis somente depois de ter concluído minhas atividades significativas.

Há uma última peça do quebra-cabeça. Como você define quais são seus objetivos ou atividades mais importantes? Comece com sua missão pessoal, valores e visão. Eu falarei extensivamente sobre eles em futuras postagens.

Você não deve explorar mais nada?

Depois de dizer tudo isso, você deve explorar algo além de atividades importantes e não urgentes? Paradoxalmente, a resposta é um “sim” ressonante. Sim, você absolutamente deve explorar outras atividades ou objetivos. Você não deve gastar uma parte significativa do seu tempo, mas você deve explorar constantemente outras opções. Se eu tivesse dedicado todo meu tempo às finanças sem explorar outras possibilidades, não teria o prazer de escrever este post para você. Visitaremos como explorar estratégias “emergentes” em futuras publicações.

Resumindo

À medida que as coisas ao nosso redor aceleram exponencialmente, você deve escolher ser ruim em muitas coisas. Isso libertará tempo para que você se concentre nas coisas realmente importantes, críticas e significativas. Só então poderá alcançar a grandeza!

 

Versión en Español

Para lograr la grandeza, debes primero ser pésimo

Soy terrible arreglando cosas en la casa. A duras penas consigo cambiar una bombilla. Me da vergüenza admitir que mi esposa es quien realiza la mayoría de cosas en el hogar que un marido suele hacer. También soy inútil en lo que respecta a mecánica automotriz. Por pura necesidad, aprendí a cambiar un neumático cuando estaba en la universidad, pero con mucho gusto pago para que alguien lo haga por mí. Cada vez que se requiere dibujar o hacer algo artístico, dejo muy claro que prefiero no participar debido a mis inexistentes habilidades artísticas. Soy un nadador horrible, lo cual no es nada útil cuando vives en un país de playa como Brasil. En muchas ocasiones en mi vida consideré tomar cursos en todas esas habilidades, pero nunca llegué a hacerlo. ¿Y sabes qué? Estoy contento de no haberlo hecho.

Al elegir ser pésimo e ignorar muchas cosas que cruzan mi camino, puedo concentrarme en las cosas que son significativas para mí. Lo logro con lo que la mayoría de los padres, amigos, libros, cursos, o mentores bien intencionados te dicen que hagas: priorizar. Te dicen qué hacer, pero no te dicen por qué deberías hacerlo o cómo deberías hacerlo. Me tomó un par de décadas aprender estas lecciones, pero te diré todo lo que necesitas saber sobre este tema en este post. No quiero que pienses en priorizar en el sentido típico. Piensa en ello como lo describió Stephen Covey: “La clave no es priorizar lo que está en tu agenda, sino agendar tus prioridades”.

¿Por qué?

Muchas cosas en la vida se resumen en hacer elecciones. Tienes que escoger ser pésimo en muchas cosas para ser muy bueno en algunas cosas específicas. Cualquier libro de estrategia te dirá que debes elegir en qué especializarte.  Si no eliges claramente en que especializarte, estarás “atrapado en el medio” y no lograrás la grandeza. El refrán “el que mucho abarca poco aprieta” resume muy bien este concepto. Esto también se aplica a las habilidades de una persona. Si hubiera tomado cursos de arte o de mecánica automotriz en lugar de cursos de liderazgo, inteligencia emocional, psicología, o espiritualidad, no podría escribir este post.

Una de las razones de este límite en nuestra capacidad de alcanzar nuestros objetivos es la Ley de Rendimientos Decrecientes. Esta ley establece que mientras más agregues a un proceso, en algún momento los resultados se reducirán. En este contexto, mientras más objetivos tengas, menos posibilidades tendrás de lograrlos. Si tienes un objetivo para el día, es más probable que lo logres que si tienes 10 objetivos. Solía ​​establecer 20 objetivos anuales, pero no conseguía realizar la mayoría. Desafortunadamente, muchas veces esos objetivos no realizados eran los más importantes. Ahora establezco tres metas anuales muy importantes, y realizo todas.

Otra razón por la cual debemos ser exigentes con respecto a como usar nuestro tiempo es que no todas las actividades u objetivos son creados iguales. La regla de Pareto o la regla 80/20 establece que obtenemos el 80% de nuestros resultados con 20% de nuestros esfuerzos. Debemos identificar el 20% de las habilidades o actividades que nos dan el 80% de la satisfacción en la vida. Si luego minimizamos o ignoramos las otras actividades que nos dan resultados marginales, entonces liberaremos tiempo. Me inscribí en clases de saxofón porque mi abuelo solía tocarlo. Empecé un postgrado en Big Data porque estaba de moda. Sin embargo, paré esas actividades porque me di cuenta que tendría que sacrificar tiempo que podría utilizar en las cosas y objetivos que considero significativas como ser voluntario, pasar tiempo con mi familia o escribir este blog.

¿Cómo?

Debes estarte preguntando: si apenas tengo tiempo para respirar, ¿cómo hago tiempo para esos objetivos importantes y significativos? Aquí es donde debes “agendar tus prioridades”. Debes clasificar las cosas en dos ejes, importante y urgente. Por favor refiérete a la matriz abajo. Esta es la Matriz de gestión del tiempo, atribuida a Dwight Eisenhower. Los cuatro cuadrantes de la matriz son: (I) importantes y urgentes; (II) importante y no urgente; (III) no es importante y urgente; y (IV) no es importante ni urgente.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

La mayoría de las personas pasan sus días concentrándose en las actividades del cuadrante I, que son importantes y urgentes, como las crisis laborales o las emergencias familiares. Si solo te enfocas en este cuadrante, tu lista de quehaceres nunca terminará, y vivirás en un estrés constante. Recuerdo cuando comencé mi primer trabajo profesional, vivía corriendo como una gallina con la cabeza cortada. Estaba yendo a la velocidad de la luz, pero no estaba llegando a ningún lado. Todo era una emergencia para ayer.

Para limitar las actividades del cuadrante I, debes enfocar la mayoría de tu tiempo en las actividades del cuadrante II, que son importantes y no urgentes. Es fácil descuidar estas actividades porque ellas no demandan tu tiempo. Paradójicamente, son las cosas que nos dan significado, como alimentar las relaciones personales, capacitarte para lograr objetivos importantes, o planificarte. En mi caso, esas actividades incluyen la educación continua y “networking”. Ese último en particular, me ha permitido alcanzar metas que nunca hubiera podido lograr solo. Es fácil ignorar esas actividades del cuadrante II. Todas las semanas estoy tentado de cancelar almuerzos para ponerme al día con colegas o amigos. Sin embargo, en este mundo interconectado, conocer a la persona adecuada y desarrollar confianza con él o ella puede hacer la diferencia a la hora de cerrar un gran negocio, ser contratado, u obtener una promoción. Si no fuera por mi network, no sería muy efectivo. Descubrirás que a medida que te concentras en las actividades proactivas del cuadrante II, las actividades urgentes/reactivas del cuadrante I comienzan a disminuir. Concentrarse en las actividades del cuadrante II es un hábito que debemos formar.

¿Y qué hago con las actividades del cuadrante III y del cuadrante IV? Limítalos tanto como sea posible. En el caso de cosas no importantes y urgentes como correos electrónicos, actividades populares y urgencias de otras personas, puedes delegarlas o ignorarlas. En el caso de cosas no importantes y no urgentes, como tiempo excesivo en las redes sociales, juegos excesivos, ignóralas o limítalas al mínimo solo después de que hayas terminado con todas tus actividades de los cuadrantes I y II. Me encantaba pasar innumerables horas en las redes sociales, y llegaron a interferir con mis prioridades. De hecho, adopté una dieta de cero Facebook e Instagram desde julio hasta diciembre de 2017. Ahora los uso en dosis saludables solo después de que haya terminado con mis actividades significativas.

Hay una última pieza del rompecabezas. ¿Cómo defines cuáles son tus objetivos o actividades más importantes? Comienza con tu misión personal, valores y visión. Hablaré extensamente sobre ellos en posts futuros.

¿No deberías explorar algo más?

Después de decir todo eso, ¿Deberías explorar otras cosas además de las actividades importantes y no urgentes? Paradójicamente, la respuesta es un rotundo “sí”. Sí, debes explorar otras actividades u objetivos. No debes dedicarles una parte significativa de tu tiempo, pero siempre debes explorar otras opciones. Si hubiera dedicado todo el tiempo a las finanzas sin explorar otras posibilidades, no tendría el placer de escribir este post para ti. Exploraremos cómo explotar las estrategias “emergentes” en futuras publicaciones.

Resumiendo

A medida que las cosas a nuestro alrededor se aceleran exponencialmente, debes elegir ser pésimo en muchas cosas. Eso liberará tiempo para enfocarte en las pocas cosas importantes, críticas, y significativas en tu vida. ¡Solo entonces podrás alcanzar la grandeza!

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